Ajujahi võitja vabastab sajad toidufirmad tüütust paberimäärimisest

Kui FoodDocsi ühe looja Katrin Liivatiga kohtun, võtab ta kõigepealt kotist välja vähemalt tollipaksuse paki pabereid ja asetab lauale. Võin ka selle pataka raskust katsuda – tundub olevat paras magistritöö mõõdus ja mahus tükk.

Tegemist on tüüpilise, moel või teisel inimestele toiduks sobivat kraami müüva ettevõtte nn enesekontrolli põhipaketiga, kus peab üksipulgi olema kirjas kogu söögikraami käitlemise protsess, alustades sellest, kuidas porgand või redis peenramaal kasvab, lõpetades sellega, kuidas neid söögikohas hakitakse ja serveeritakse.

Niisugune kollektsioon dokumentidest peab olema igal ettevõttel, mis kaupleb toiduainetega. Kusjuures ei ole põhimõttelist vahet, kas tegemist on juba tehases pakendatud võileibu müüva kioskiga või tipprestoraniga – olemuselt on dokumentatsioon kõikidel sarnane ja kohustuslik ning aeg-ajalt veterinaar- ja toiduamet (VTA) selle olemasolu ning vastavust tegelikule olukorrale ka kontrollib.

Kuu aja töö valmis tunniga

Eks loomulikult peab müüdav toit olema ohutu, samamoodi on iseenesest mõistetav ka see, et ohutust peab saama konkreetselt ja kiiresti tõestada. Peab see ainult nii tülikas, aeganõudev ja tüütu olema?

„Toiduohutuse ja enesekontrolli dokumentide n-ö põhipaketi kokkupanemine võtab erialaste teadmistega inimesel paar-kolm nädalat, võhikul aga kuu-kaks. Kusjuures spetsialist küsib selle töö eest 500–1000 eurot,” kirjeldab Katrin Liivat.

„Toit peab olema ohutu, see on selge, ja sestap on ka enesekontroll ning toidu tarneahela jälgimine vajalik. Tekib aga küsimus, miks see protsess peab olema nii bürokraatlik.”

Katrin Liivati ja tema äripartneri Karin Reppi peas hakkas idanema idee luua veebipõhine programm, mis sobiks ideaalselt asendama toidumüügiga või toitlustamisega tegelevate asutuste senist mahukat paberimajandust. Nii sündis poolteist aastat tagasi digitaalse toiduohutuse haldamiseks mõeldud veebirakendus FoodDocs, mille esimese prototüübi arendasid välja Tallinna Tehnikaülikooli IT-teaduskond koostöös Mectoryga, millele EAS on andnud 40 000 euro suuruse innovatsiooni- ja arendusosaku ehk alustava ettevõtte toetuse ning mis võitis tänavuse ettevõtluskonkursi Ajujaht, pälvides 30 000 euro suuruse peaauhinna ja 3000 euro suuruse eriauhinna kui edukaim naisjuhiga tiim.

Liivati sõnul on FoodDocsi idee lihtne – loogilist rada mööda tüüpküsimustele vastates ja lünki täites saab sisuliselt tunni ajaga ära korraldada nädalatepikkuse pusimise ning saada ettevõttele korrektne ja ka VTA poolt aktsepteeritav enesekontrolli plaan, mida edaspidi on juba lihtne muuta, täiendada ja muul moel jooksvalt hallata. Näiteks lisada laborianalüüside tulemusi, uusi toorainetarnijaid, uut sortimenti, teistsuguseid menüüsid jne.

Mida suurem ettevõte, seda kiiremini tulemuslik efekt peaks ilmnema, näiteks tanklaketi puhul, mil mitukümmend müügipunkti, millest igaühe kohta käivad mõistagi standartnõuded, aga samas on kõigil neil ka oma eripära ja dokumentidele, n-ö spetsiifilised ääremärkused. Kui tegemist on tühjalt kohalt alustava ettevõttega, võimaldab sama rakendus lisada toiduohutuse paketile ka tegevusloa taotluse või majandustegevuse teate ning saata see otse VTA-le.

Tegijad loodavad rahvusvahelisele edule

Kirjeldatud osa on kasutajatele tasuta. Siinkohal tekib muidugi küsimus, millele siis FoodDocsi loojad oma äriplaani üles on ehitanud, kui n-ö turuhindades vähemalt pooltuhat eurot maksev teenus klientidele tasuta ette serveeritakse?

„Tõsi, toiduohutuse ja enesekontrolli jälgimise dokumentide põhipaketi eest me raha ei võta. Tasuliseks läheb asi siis, kui ettevõte hakkab seda edasise tegevuse käigus haldama, sellesse täiendusi ja lisandusi tegema või mõnda põhipaketiga haakuvat rakendust kasutama,” selgitab Liivat. „Praegu ongi meie eesmärk saada võimalikult palju kliente, kes asja vastu huvi tunnevad ja alguse ära proovivad. Ja eks selle kõrval arendame ka FoodDocsi tasulisi teenuseid.”

Liivati sõnul saab süsteemi lülitada ka personali haldamise, samuti elektroonilised saatelehed, tootmisdokumendid, automaatse teavituse õigusaktide muutmisest ja päevakorda tõusvatest kohustustest ning pideva ülevaate tegutsemiskohtadest.

FoodDocsi kasutajaid on kogunenud praeguseks üle kolmesaja, aga neid lisandub kolm-neli päevas, nagu kinnitab Katrin Liivat, märkides, et liitujaid on nii toitlustusasutuste, hulgi- ja jaemüüjate kui toidutootjate seas. Ta usub, et FoodDocsi suur äriedu peitub mastaapsetes rahvusvahelistes projektides.

„Kuna ma olen toidutehnoloogina aastaid ise tootnud neid paberipakke, siis mõistan nüüd hästi, et FoodDocs on praegu saadaolevatest parim lahendus toiduohutuse valdkonnas üaberimajanduse vähendamiseks ja bürokraatia lihtustamiseks,” räägib Liivat. „Toiduohutuse dokumenti peab järgima, see pole mingi lihtsalt formaalsus. See töölaud võimaldab seda aga senisest sootult lihtsamalt teha.”

MIS ON MIS?

• Toiduohutuse ja toidu käitlemise või müügiga tegeleva ettevõtte enesekontrolli haldamist hõlbustav veebipõhine programm.
• Enesekontrolli plaani koostamine.
• Tegevusloa taotluse loomine ja saatmine.
• Tegevuskohtade ja personali haldamine, muudatuste lisamine.
• Võimalik koostada ja hallata tootmisega seotud dokumente.
• Süsteem saadab kasutajale teavituse lähenevate kohustuste ja tegevuste kohta.
• Automaatsed teavitused õigusaktide muudatustest.
• Saab digitaalselt täita seirelehti ning koostada elektroonilisi saatelehti.
• Praegu on välja töötatud neli paketti – kõikidele ettevõttetüüpidele mõeldud n-ö toiduohutuse jälgimise põhialuste koostamine, mida jagatakse tasuta, kuni kolme töötajaga firmadele mõeldud pakett kuutasuga ühe tegutsemispaiga kohta 15€ (lisandub käibemaks), 4–14 töötajaga ettevõtete pakett 30€/kuus ja suuremate ettevõtete enesekontrollihaldus hinnaga 50 €/kuu.
• Rakendus on vastavuses VTA nõuete ja soovitustega.

Allikas: Katrin Liivat

KOMMENTAAR | Hea idee, mil lai tulevik

Ingrid Vesmes, maaeluministeeriumi toiduohutuse osakonna toiduhügieeni büroo juhataja:

Enesekontrolli plaan peaks olema toidukäitlemisega alustamise loomulik osa. See on dokument, mida koostades mõtleb käitleja läbi kõik etapid, võimalikud ohud, tegevused nende ennetamiseks ja tegevused juhuks, kui miski läheb valesti. Plaan peab olema selge, arusaadav, kasutajasõbralik ja ettevõtte eripära arvestav. Vaid selliselt täidab enesekontrolli plaan oma ülesande.

On väga tervitatav, et elektroonilise lahendusega püütakse toidukäitlejate tähelepanu just olulistele tegevustele juhtida ning et tegijad on valmis oma keskkonda jooksvalt arendama, arvestades nii käitlejatelt tulevate kommentaaride kui ka järelevalveametnike tähelepanekutega. Head lahendused valmivadki koostöös.

KOMMENTAAR | Pilveteenus on lihtne ja säästlik

Ardo Kikerpill, Haapsalu Vutipesa restorani juht:

Ma otsisin oma ettevõtte paberimajandusele lahendust ning sattusin internetis kogemata FoodDocsi peale. Nüüdseks kasutame seda paar-kolm kuud ja üldjoontes võib rahul olla.

Üllatas ja seda enam pakkus ka huvi asjaolu, et kõike toitlustuskoha dokumendihaldusega seonduvat pakutakse tasuta. Uurisin asja ja selgus, et tõepoolest – kõik FoodDocsi andmed asuvad pilves, ja kui nad reklaamivad kodulehel, et kogu protsess võttab tund aaega, siis tegelikkuses enam-vähem nii ka oli.

Jah, mida suurem ettevõte, seda rohkem väärtuslikku tööaega paberite kokkulappamine nõuab. Kõik on tarvis dokumentaalselt fikseerida, alates sellest, mille eest iga konkreetne töötaja vastutab, kuni selleni välja, millise harjaga ja millist marki vahendiga põrandat pestakse. Ja kui peaksid näiteks uue külmkapi ostma, siis peab kogu sellega seotud info taas paberitesse kandma. FoodDocsi kasutades on see kõik üksjagu lihtsam, kiirem ja mugavam, endal on leiutamist, seadustesse süvenemist ja kõikvõimalike nüanssidega arvestamist vähem.

Alguses ma hästi ei uskunudki, et kõik nii hästi sujub. Aga tuli välja, et veterinaar- ja toiduamet tunnistab pilves asuvaid andmeid samamoodi kui paberil olevaid. Ükskõik, milliseid dokumente soovitakse näha, saan ma kohe veebist võtta ja kontrollijatele avada. Asi on lihtsaks tehtud, kasutajal tuleb lihtsalt lüngad täita ja dokumendid pilve üles laadida.

Ma saan aru, et FoodDocsi arendajatel on plaan andmed ühtlustada, et see sobiks ka suurtele kettidele, sest pole ju iga hamburgeriputka jaoks mõtet eraldi pakki pabereid koostada. Ja ka kontrollijatele on need ühtemoodi arusaadavad, kui süsteem on kõikidele üks ja seesama.