Kohtumise kava pani kokku metsaomanike teine kõneisik Evelyn Hints. Ta arvestas marsruudi ja ajakava täpselt välja, et hoida kokku kõrgete ametimeeste kallist aega, ja saatis selle ministeeriumi.

Ministeeriumis võeti hoolikalt koostatud metsaretke kava vastu, aga midagi ei vastatud.
22. juunil helistas Hintsile keskkonnaministri nõunik Hanno Zingel ja andis teada, et kohtmine ministriga toimub 28. juunil ja kohtumiseks metsaomanikega on aega kolmveerand tundi, seda mitte metsas, vaid looduskeskuses.

„Selle asemel, et saata kõikidele asjaosalistele kutse, helistatakse mulle päev enne pühi, kui paljudel on lühendatud tööpäev, lõuna ajal,” imestas Hints.

Hints palus Zingelilt kirjalikku kutset, mida saaks ka teistele maaomanikele edasi saata.
Zingel soovitas otsida kutset sotsiaalmeediast, mida olla seal üsna usinasti jagatud. Hints seda ei ametkondade, valla ega looduskaitseorganisatsioonide lehtedelt ei leidnud. Hiljem teatas Zingel, et kutset sotsiaalmeedias siiski ei olnud ja tema soovitus oli suhtlushäire.

Riina Kotter keskkonnaametist aga rääkis, et tegemist ei olnud üldse avaliku üritusega, mida peaks sotsiaalmeedias või mingil muul moel jagama.

Ometi viibis kohtumisel paarkümmend inimest. Kes need olid ja kust nad kohtumisest teada said?