Kuidas hoida arhiivi?
Arhiivindus - see on teema, mis enamasti on teiste teemade varjus, kuid ometi eksisteerib osaluses väga paljude aspektidega meie elus.
Lisaks avalikele arhiividele asuvad arhiivid kõigis vähegi suuremates ettevõtetes, ja mitte vaid raamatupidamisdokumentide näol. Arhiive kasutame ka internetis infot otsides, kus paisuvad digitaalsed andmemassiivid, mis asuvad väikestel kõvaketastel. Enamikul inimestest on elu jooksul kogunenud palju olulisi dokumente, mida hoitakse riiulis või karbis, rääkimata sellest, et digitaalarhiivid asuvad ka inimeste arvutites, e-postkastides ja isegi telefonides. Miks mitte minna veelgi kaugemale ja öelda, et info kogumine, korrastamine ja säilitamine on ka inimese aju väga oluline omadus.
Arhiivindus on siiski teiste teemade varjus. Rahvusarhiiv on erandlik asutus, mis säilitab infot eelkõige selleks, et aidata meil mäletada, kuid isegi kui info/ tõe teadmine võib olla iseeneslik väärtus tavainimese jaoks, on tavalise ettevõtte eesmärk hoopis suurendada oma kasumit või täita muid eesmärke, ja arhiivindus täidab assistendi rolli.
Korrastamata arhiiv nõuab liigset tähelepanu ja ruumi, ei võimalda enda sisu mõista ning oluline ja mitteoluline info on segamini, tekitades olukorra, kus vajalik ei ole miski, kuid ära visata ei saa midagi. Säärasele arhiivile läheneb sekretär või juht alati raske ohkega ja teadmata, kas ja millal ta sealt vajaliku dokumendi leiab. Arhiivisüsteemi sisseviimine ehk toimikute organiseeritud haldamine on vajalik, et dokumentide otsimisele kuluvat aega säästa ja selle arvelt teha midagi muud.
Sõltumata sellest, kas ettevõte ostab sisse arhiivikorrastamise teenust või ei, peaksid nende töötajad esimese asjana oma toimikuid ise tihti vaatama hindava pilguga, et kas seal pole midagi üleliigset. Teistel inimestel on keerulisem mõista ühe inimese töösse puutuvate dokumentide väärtust, arhivaaril kolmanda isikuna võib olla veelgi raskem hinnata, kas näiteks kellegi vanu mustandeid on hiljem vaja või ei ole.
Tuleks hoiduda ka kombest köita ühte punti dokumente, mille säilitustähtaeg on erinev. Väiksemates firmades kogunevad eriliigilised dokumendid ühe inimese kätte ja koos neid siis ka hoitakse, kuid erinevalt 7-aastase säilitusväärtusega arvetest ja raamatupidamisaruannetest peab näiteks töölepinguid säilitama kas 50 või 10 aastat (lähtuvalt nende sõlmimise ajast enne ja pärast uue töölepinguseaduse jõustumist lapata ja vajadusel poolitada, rääkimata sellest, et mõnel töötajal võib pärast oma tööleping leidmata jääda.
Mida erinevamat liiki dokumentidest koosneb toimik, seda raskem on seda arusaadavalt kirjeldada ja pealkirjastada - kui dokumentide vähesus sunnib koostama kirju sisuga toimikuid, tuleks sedagi teha võimalikult süsteemselt ja järjepidevalt.
Samal ajal läheb üha enam firmasid üle digitaalsete arvete esitamisele, deklaratsioone maksuametile esitatakse digitaalselt ja tihti ei prindita ka raamatupidamisregistreid enam välja, rääkimata sellest, et enamik kirjavahetusest on juba ammu e-posti põhine. Ka ise hoian juba mõnda aega enamikku oma dokumente digitaalsel kujul võrgukettal ja on tõesti väga mugav, et kõik asjad on ühes kohas ja ühtlasi kõikjalt läbi interneti kättesaadavad, ilma vajaduseta keldrist rasket kasti üles vedada. Ilmselt ei käi ka väga paljude inimeste postkastidesse juba ammu enam paberarveid.
Digitaalajastu on tulnud, et jääda ja näib, et tulevikus võib paberkandjal ja käega katsutav dokument olla vajalik vaid mugavamaks lugemiseks, ning muus osas sama haruldane ja kontekstiväline nagu meie liikluses on tänapäeval vanad Vene autod.
