Kas tööandja võib pärast töötaja lahkumist tema e-postiaadressi edasi kasutada?
Lugeja küsimus: Vahetasin töökohta möödunud aasta augustis. Endine tööandja kasutab aga siiani minu nimelist e-postiaadressi. Kas mul on õigus nõuda, et see kinni pandaks?
Vastab andmekaitse inspektsiooni peadirektor Viljar Peep:
Üsna sageli soovivad tööandjad peale töötaja lahkumist tema tööalaseks suhtluseks loodud e-postiaadressi kasutusse jätta. Peamise põhjendusena tuuakse välja, et ettevõtte kliendid ja koostööpartnerid võivad ka edaspidi kirjutada varasemal kontaktmeiliaadressil ning nende kirjad ei jõuaks sel juhul ettevõttesse kohale.
Peale töösuhte lõppu ei ole aga tööandjal ilma töötaja nõusolekuta enam õigust tema e-postkasti avatuna hoida ning see tuleb töösuhte lõppemisel kohe sulgeda. Kui endine töötaja avastab, et tema nimeline e-postiaadress on ettevõttes jätkuvalt kasutusel, on tal loomulikult õigus nõuda, et see suletaks.
Ei ole ju töötajal endal peale töösuhte lõppu enam sellele meiliaadressile ligipääsu ning tal puudub kontroll selle üle, ega tema nime alt kirju välja ei saadeta. Samuti ei saa kunagi välistada, et endise töötaja e-postiaadressile saadetakse isikliku sisuga kirju, mis ei ole mõeldud tööandjale ega kolleegidele lugemiseks. Selliselt tekib e-postkasti avatuna hoides oht ka kolmandate isikute privaatsusele.
Väga erandlikul juhul võib e-postkasti kokkulepitud aja veel avatuna hoida, kui selleks on saadud töötaja nõusolek. Vajadus töötaja e-postkasti pärast töösuhte lõppu avatuna hoida peab olema selgelt põhjendatud ning selline üleminekuperiood peab olema võimalikult lühike.
Siinjuures tasub meeles pidada, et töötaja võib oma nõusoleku igal ajal ka tagasi võtta. Samuti võib töösuhe lõppeda ootamatult ja sellisel viisil, et töötajaga ei ole võimalik enam midagi kokku leppida (nt töötaja surm, konflikt). Seetõttu soovitame tööandjatel alati e-postkasti sulgemisega ning sealt vajaliku info mujale salvestamisega seotud asjaolud reguleerida kas töölepingus või töökorraldusele kehtestavates eeskirjades. Sarnaselt peaks olema ettevõttesiseselt reguleeritud ka muud e-postiaadressi kasutamisega seotud küsimused.
Klientide, koostööpartnerite ja teiste kirjasaatjate informeerimiseks saab seni, kuni töötaja veel tööl on, saata teavituse (nt automaatvastusena), et see meiliaadress suletakse ning anda info selle kohta, millisele aadressile peaks edaspidi kirjutama. Sel moel on tööandjal võimalik ettenägelikult probleeme endiste töötajatega vältida ning ühtlasi ka tööprotsessid sujuvaks muuta ja ennetada olukorda, kus töötaja lahkumise tõttu kliendid-koostööpartnerid enam ettevõttega ühendust ei saa.
