Vallasekretär: "Ikka ajavad inimesed mind segamini tavalise sekretäri või juhiabiga"
"Meie eesmärk on leida probleemile lahendus. Vallakantselei juhina peab vallasekretär hoolitsema, et kõik pöördumised oleksid arvele võetud, nendele vastamise tähtaegadest kinni peetud ning vastused oleksid põhjendatud ja seadusega kooskõlas."
Nii kirjeldab oma tööd vallasekretär Ene Veges. Algas aga kõik hoopis teistmoodi, täpselt 14 aastat tagasi. Ene Veges: "1. detsembril 1998. aastal asusin valda tööle. Enne seda töötasin Tallinna linnavalitsuses, kus tegelesin õigusvastaselt võõrandatud vara tagastamisega. Kuna ametis oli liiga palju emotsionaalseid pingeid ning olin vahetamas elukohta Tallinnast Murastesse, otsustasin vahetada ka töökohta."
"Vallas on kaks ametnikku, kelle kohta esitatavad nõuded on seadusesse sisse kirjutatud. Need on vallavanem ja vallasekretär. Vallasekretär peab olema kõrgema juriidilise haridusega." kirjeldab Ene Veges vallasekretärile esitatavaid nõudeid. Sellistele nõuetele vastava inimese tolleaegne vallavanem Sulev Roos tööle võttiski. Ühtegi juristiharidusega inimest siis vallavalitsuses ei töötanud ja Harku vald oli oma arengus jõudnud nii kaugele, et vajas juristi haridusega inimest vallakantseleid juhtima. Vallasekretäri alluvuses töötas siis kolm spetsialisti.
Buumiaja mured
Ene Veges: "Esimestel tööaastatel tuli täita mitte niivõrd kantselei juhi kui juristi ülesandeid. Põhiliseks probleemiks nagu enamikes omavalitsustes oli ka meil maa- ja omandireformi lõpuleviimine ja sellega seotud vaidluste lahendamine."
Kui reformid said lõpule viidud ja maaomanikud oma tagastatud maadele ka detailplaneeringud tehtud, algas ehitusbuum. Ja vallasekretäri koordineerida olid juriidilised probleemid, mis tormilise ehitusega kaasnesid.
"Kõik omavalitsused ju tahavad, et inimesed neile elama tuleksid, aga keegi ei osanud esialgu ette näha kiire arenguga kaasnevaid probleeme. Kui nendest teadlikuks saime ja protsesse pidurdada üritasime ning kergekäeliselt enam uusi detailplaneeringuid ei algatanud, kaasnesid uued kohtuvaidlused eesmärgiga sundida omavalitsust uusi elamukrunte moodustama," meenutab Ene Veges hiljutisi buumiaegseid aastaid.
Tänaseks on vallavalitsuses töötavate ametnike arv võrreldes kümne aasta tagusega kasvanud rohkem kui kaks korda ja vallasekretäri koordineerida on kümne inimese töö. Vallasekretär vastutab asjaajamise, õigusalase tegevuse, personalitöö, avalike suhete ja IT-alase tegevuse korraldamise eest.
"See ei tähenda, et ma kõiki neid valdkondi peensusteni tundma peaksin," naerab Ene Veges. "See oleks võimatu. Meil on igas valdkonnas oma ala hästi tundvad, haritud ja kohusetundlikud inimesed. Minu ülesandeks on neid suunata ja kontrollida."
Telefon ikka oluline
Asjaajamise ja suhtlemise maht on tänu elanike arvu kasvule ja vallale lisandunud kohustustele tohutult suurenenud.
Vallavalitsuse dokumendiregistris tehakse aastas keskmiselt 12 000 kirjet, millest ca 2000 on vastuvõetud õigusaktid, 5000 mitmesugused teated ja taotlused ja 5000 nendele koostatud vastused.
"Suvel viisime läbi vallaelanike rahulolu uuringu. Selgus, et paljud inimesed eelistavad ikka veel vallavalitsusega suhelda telefoni teel, kuid suund on e-kirjade osakaalu ja internetisuhtluse suurenemisele.
See seab meie ette uued väljakutsed - tagada, et iga pöördumine oleks registreeritud ja korrektselt vastatud," mõtiskleb vallasekretär. Vanasti oli lihtne - tuli kiri ametiasutusse, löödi sekretäri poolt tempel peale ja suunati siis vastavale spetsialistile lahendamiseks. Nüüd lähevad ekirjad aina enam otse vastavatele ametnikele. Kuidas garanteerida, et nendele ikka korrektselt vastatud saaks?
"Ega muud moodi saagi, kui koolitame ja kasvatame oma ametnikke," tõdeb Ene Veges. "Töötame selle nimel, et kõik sissetulnud dokumendid, sealhulgas ka e-kirjaga esitatud, oleksid dokumendiregistris kirjas."
Et vallaga suhtlemine oleks kiirem ja lihtsam, on alustatud internetipõhise menetluskeskkonna loomist.
Ene Veges: "Osaleme siseministeeriumi algatatud projektis "Kohaliku omavalitsuse menetluskeskkond", mille motoks on, et liiguksid andmed, mitte inimesed. Harku vald osaleb selles pilootprojektina viie teenusega. Vallavalitsuse kodulehelt avanevas iseteeninduskeskkonnas on võimalik kinnitada laste huvitegevuses osalemist, taotleda koolilaste sõidusoodustust, koolilõunatoetust, lasteaia toidupäeva toetust ning lapsehoiu toetust. Ühes punktis on vallasekretäri töö jäänud endiseks - ta peab olema poliitilistest erakondadest sõltumatu.
"Ma ei saa kuuluda ühtegi erakonda juba selle pärast, et olen valla valimiskomisjoni esimees, mille ülesandeks on kohalike valimiste korraldamine" ütleb Ene Veges. Ka teises aspektis pole elu teinud vallasekretäri töös kannapööret.
"Ikka ajavad inimesed mind segamini tavalise sekretäri või juhiabiga," muigab Ene Veges. "Helistavad, küsivad mõne ametniku telefoninumbrit, paluvad kohtumiseks aja kinni panna. Loomulikult ütlen telefoninumbri, kuid selle leidmine võib mul aega võtta. Aga teise ametniku vastuvõtule registreerimine pole minu võimuses."
"Vallasekretäri lähituleviku suuremad väljakutsed seisnevad vallavalitsuse kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamises ja iseteeninduskeskkonna edasiarendamises," räägib Ene Veges.
Vald on nüüd igasugusteks juriidilisteks vaidlusteks ka paremini valmis. Vallas töötab lisaks vallasekretärile veel kaks juristi ning kolm töötajat on omandamas juristi diplomit.
